Skal ditt firma gå over til ubemannet resepsjon? Her er alt du må vite

Aldri før har vi hatt så mange henvendelser fra kunder som ønsker å benytte en ubemannet resepsjon. Våre eksperter har samlet opp sine beste råd for å lykkes med overgangen til en ubemannet eller delvis bemannet resepsjonstjeneste. Her er alt du må vite for å komme i gang - og hvilke feller som må unngås.

registrering

En godt synlig og velplassert skjerm er en nøkkel til å lykkes med ubemannet resepsjon

La oss ta det fra starten - hva er grunnen til at flere og flere går over til ubemannede resepsjoner? Både krav og behov varierer mye fra firma til firma, men det er en del fellestrekk. Et av de viktigste er effektiv bruk av ressurser. Besparelsene ved en ubemannet resepsjon kan beløpe seg til flere hundre tusen kroner per år. I tillegg kan de menneskelige ressursene benyttes på en langt bedre og mer effektiv måte. Rutinebaserte oppgaver håndteres av automatiserte systemer, og de ansatte kan bruke sin kapasitet og kompetanse på relevante oppgaver. Erfaringsvis leder dette også til mer fornøyde ansatte, da de færreste trives med trivielt og repetitivt arbeid. I en verden med fokus på smittevern, smittesporing og sikkerhet er det dessuten viktig å begrense unødig menneskelig kontakt og å holde oversikt over hvem som befinner seg i lokalene.

  • Ressursbesparelser - kutt kostnader i resepsjonen med flere hundre tusen kroner hvert år
  • Bli kvitt kjedelig, trivielt og repetitivt arbeid
  • Mer fornøyde ansatte
  • Ansatte som får benytte sin kompetanse på relevante oppgaver
  • Økt sikkerhet med kontroll over lokalene
  • Effektivt smittevern og smittesporing

Selvbetjening

En effektiv ubemannet resepsjon handler om selvbetjening, og å gi gjestene det de trenger. Et moderne besøkssystem er en helt essensiel del av en ubetjent løsning, og skal sørge for at gjestene føler seg velkomne og ivaretatt . Dette krever et enkelt og brukervennlig grensesnitt, samt å gi tilgang til nødvendig funksjoner som eksempelvis WiFi gjestenett, parkeringsinformasjon, besøkslapp, automatisk varsling om ankomst og mulighet til å få bistand ved behov.

Tips 1 - Plassering av skjerm

Moderne og avanserte systemer kan være flott, men det gjør liten nytte hvis gjestene ikke vet hvor de skal gjøre av seg. Sørg for at skjermen er plassert slik at den er noe av det første du ser når du ankommer resepsjonen. Er det mye plass? Da kan et gulvstativ eller en veggmontert løsning være ideelt. Har det tidligere vært brukt en gjestebok på en resepsjonsdisk, så vil dette være en lur plassering. Besøkende er vant til å henvende seg i resepsjonen, og vil raskt oppdage skjermen. Har man en delvis bemannet løsning vil det også være enkelt å yte assistanse ved behov.
Se eksempel på en ubemannet resepsjon.

HP AIO på standard gulvstativ
onVisit selvbetjent resepsjon
Tips 2 - Gi gjestene det de trenger

Hvilke behov gjestene har vil naturligvis variere fra sted til sted. Identifiser deres gjesters behov, og sørg for at disse er oppfylt. Dette er et av de viktigste punktene for at gjestene skal føle seg vel mottatt. Vi anbefaler å benytte et system som tilbyr gjestene tilgang til WiFi, slik at man slipper rot med dette under oppstart av møtet. I tillegg er det lurt å ha en knapp som gjør det enkelt å få assistanse ved behov. Et trykk på denne vil typisk varsle én eller flere ansatte, og er spesielt nyttig for de som ikke vet hvem de skal henvende seg til, eller av ulike grunner har utfordringer med selvbetjening. Videre anbefaler våre eksperter å sette opp en sanntidsvisning av rutetider til buss og tog - spesielt i områder der mange reiser kollektivt. Dette er også et tilbud ansatte setter pris på. Er det vanlig å reise med taxi så burde taxi-bestilling muliggjøres. Ved fullført registrering kan gjester med fordel motta en SMS med informasjon om hva som skjer videre, slik som:

"Hei Ola Nordmann. Velkommen til oss. Kari Nordkvinne har blitt varslet om din ankomst, og vil snart hente deg i resepsjonen. Forsyn deg gjerne med kaffe mens du venter."

Tips 3 - Berøringsfri innsjekk

Etter å ha gjennomført Tips 1 og 2 er basisen på plass, og det er klart for å ta i mot gjester. Tips 3 handler om å effektivisere prosessen og imponere gjestene med et godt førsteinntrykk. Du starter kanskje et besøk med å sende ut en invitasjon i f.eks. Outlook? Når du gjør dette kan besøkssystemet automatisk ta hånd om dine gjester, og sørge for at resten av prosessen går på skinner. Gjesten mottar en mail med invitasjon til møtet. Dersom noen personlige data mangler kan disse enkelt fylles inn på forhånd. Litt før ankomst mottar gjesten en ny mail med møtedetaljer, parkeringsinfo, kart og en QR-kode for berøringsfri innsjekk i resepsjonen. Gjesten får full oversikt over hva som skjer, og kan reise til møtet med en trygghet - imponert over den moderne og hjelpsomme velkomsten dere tilbyr.

Invite

Unngå disse fellene

Som ved alle endringer er det også her mulig å trå feil. Heldigvis er det flere som har gjort denne overgangen før dere, og vi kan dele noen erfaringer.

❌    Ta for lett på persondata

Etter at GDPR trådde i kraft har det blitt et økt fokus på å sikre persondata. Ikke glem at dette også gjelder i resepsjonen! En besøksbok der hvem som helst kan kikke på loggen er en skummel vei å gå. Sørg for å gi gjestene konfidensialitet, og at deres data håndteres og lagres i henhold til gjeldende regelverk.

❌    Spre ting utover i resepsjonen

Det er fort gjort å la seg friste av flere tilsynelatende smarte løsninger. Kanskje har man én skjerm for besøksregistrering, et nettbrett for taxibestilling, en egen skjerm med rutetider til bussen, en skjerm med generell informasjon, og en brosjyre med informasjon til besøkende. Dette blir uoversiktlig for gjestene, og det blir vanskelig å få med seg alt. Sørg for å samle mest mulig inn i samme system. Vi anbefaler å ha de fleste funksjoner tilgjengelig på besøksskjermen, samt én infoskjerm som gjestene kan kikke på mens de venter.

❌    Forhastet overgang til ubemannet resepsjon

Når man skal gå over til en ubemannet tjeneste er det viktig å sørge for at man forstår gjestenes behov, og har gode løsninger på plass for å håndtere disse. En forhastet overgang til ubemannet resepsjon kan føre til at gjestene føler seg dårlig ivaretatt, og førsteinntrykket får dere aldri gjort på nytt. Start gjerne med en overgangsperiode med delvis bemanning, mens dere får testet og kommet i gang med ny løsninger. Ta med erfaringene og benytt disse til å forme framtidens resepsjon!

Vil du vite mer og få personlige råd?

Book en gratis veiledning med en av våre erfarne eksperter. Få tilbakemelding på hvordan dere kan bygge en mest mulig effektiv og imøtekommende ubemannet resepsjon!

Les også

TRENGER DU HJELP MED Å KOMME I GANG?

Ta en prat eller digital kaffe med oss!