Mange bedrifter har behov for å gi sine besøkende en innføring i gjeldende HMS-regelverk og retningslinjer for sine lokaler. Dette kan gjelde for både eksterne arbeidere og andre typer besøk, gjerne i produksjonslokaler eller andre sensitive områder. Med onVisit besøkssystem integreres dette sømløst inn i besøksprosessen.
Hvordan slik viktig informasjon best mulig formidles til besøkende er avhengig av både omfanget av retningslinjer, og av hvordan besøk gjennomføres. Her vil vi presentere våre tips for ulike måter å sikre trygg informasjonsoverføring til besøkende til deres lokaler. Vi starter med den enkleste løsningen, der besøkende får HMS-informasjon ved ankomst.
Ved ankomst
I de fleste tilfeller vil besøkende registrere seg i et besøkssystem ved ankomst. Dette er en god anledning til å formidle viktig informasjon. Dersom alle besøkende registrer seg ved ankomst, kan man også sikre at alle mottar relevant HMS-informasjon. I onVisit kan HMS-regler integreres direkte i innsjekking. Besøkende vil da lese gjennom retningslinjene, samtykke, og deretter fullføre registreringen. Ulike regelverk kan presenteres til ulike type besøk, slik at man kan skille mellom for eksempel eksterne arbeidere og vanlige besøkende.
Behov for input fra den besøkende
I noen tilfeller er det ønskelig at den besøkende fyller ut et skjema, eller på andre måter besvarer spørsmål knyttet til besøket. onVisit støtter løsninger som SurveyXact, som gjør at dette kan løses direkte på besøksskjermen.
Dersom regelverket er mer omfattende, eller i form av en video, er det ikke sikkert at det er egnet til presentasjon på besøksskjermen. I slike tilfeller foreslår vi følgende alternative løsninger:
- Gjesten får automatisk tilsendt en link på SMS etter å ha sjekket seg inn. Linken tar gjesten til en side med HMS-informasjon, som gjesten kan sette seg inn i ved hjelp av sin egen telefon. Dette frigir dessuten kapasitet ved besøksskjermen til andre gjester.
- En egen skjerm som presenterer HMS-informasjon plasseres i resepsjonsområdet. Her kan flere sider med informasjon vises vekselvis, eller en video kan spilles i loop. En inforskjerm fungerer utmerket til dette formålet.
Før ankomst
Dersom det er behov for å formidle informasjonen før ankomst så anbefaler vi å sende ut dette på e-post eller SMS i forbindelse med forhåndsregistrering. onVisit kan sende ut nyttig informasjon til besøkende i forkant av et besøk, med blant annet oppmøtetidspunkt, adresse og kontaktinformasjon. Her kan man også inkludere HMS-informasjon.
Den aller smidigste opplevelsen får dere ved å kombinere dette med onVisit Invite. Alt dere trenger å gjøre er å invitere den besøkende til et møte i f.eks. Outlook, så håndterer onVisit resten, og sender ut nødvendig informasjon på forhånd.
Ønsker dere hjelp til å komme i gang?
Kontakt en av våre eksperter, så finner vi en løsning som passer for dere