HMS for besøkende · Instruks, erklæring og evakuering
HMS for besøkende – dokumentert ved hver innsjekk.
Med onVisit får hver besøkende riktig HMS-instruks før eller ved ankomst, bekrefter at den er lest, og står automatisk på evakueringslisten. Ulike regler for gjester, håndverkere og kontraktører – og kan kombineres med ID-sjekk via BankID.
100 %
av besøkende får instruks når den er del av innsjekk
10 språk
for HMS- og NDA-erklæring
Sanntid
evakueringsliste på mobil
3 000+
virksomheter bruker onVisit
Kort forklart
Hva er HMS-håndtering for besøkende?
HMS-håndtering for besøkende betyr at virksomheten informerer gjester, håndverkere og innleid personell om gjeldende sikkerhetsregler før de slipper inn i lokalene, dokumenterer at informasjonen er mottatt, og til enhver tid vet hvem som befinner seg i bygget. Arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften krever systematisk HMS-arbeid og dokumenterte evakueringsrutiner – det gjelder også for dem som bare er på besøk. I onVisit legges HMS-instruksen inn som et steg i besøksregistreringen: den besøkende leser, krysser av og bekrefter, og bekreftelsen lagres på besøket.
Instruks
Riktig regelverk til riktig besøkstype
Ulike tekster per besøkstype, lokasjon og firma: korte regler for møtegjester, fullstendig sikkerhetsinstruks for håndverkere og kontraktører.
Dokumentasjon
Bekreftelse lagret på besøket
Tidspunkt for siste godkjente erklæring vises på den besøkende. Gjelder også NDA og taushetserklæring.
Beredskap
Evakueringsliste i sanntid
Alle innsjekkede står på evakueringslisten, tilgjengelig på mobil for brannvernleder. SMS-varsling til gjester og ansatte ved hendelser.
Utfordringen
Fra HMS-plakat til dokumentert bekreftelse
Informasjon som ikke er lest, er ikke formidlet. onVisit gjør HMS til en del av flyten – ikke et ekstra ark.
Slik gjøres det ofte i dag
- HMS-plakat i resepsjonen som få leser
- Papirskjema som arkiveres i perm – eller ikke
- Ingen forskjell på møtegjest og håndverker
- Evakueringsliste basert på en gjestebok
Med onVisit
- Instruksen er et obligatorisk steg i innsjekk
- Besøkende bekrefter – bekreftelsen lagres digitalt
- Egne regler per besøkstype, lokasjon og språk
- Oppdatert evakueringsliste på mobil, alltid
Prosessen
Slik fungerer HMS-instruks i besøksregistreringen
Fem steg fra ankomst til dokumentert bekreftelse.
1
Velg besøkstype
Gjest, håndverker eller kontraktør – knappen på skjermen avgjør hvilken instruks som vises.
2
Les instruksen
HMS-regler, NDA eller egenerklæring vises på besøkendes språk, som tekst eller skjema.
3
Bekreft
Den besøkende krysser av punkt for punkt og godkjenner. Uten godkjenning fullføres ikke innsjekk.
4
Dokumenter
Bekreftelsen lagres på besøket. Ved behov kombineres den med ID-sjekk via BankID og godkjenning av verten før adgang.
5
Evakuer trygt
Alle innsjekkede ligger på evakueringslisten til de sjekker ut. SMS-varsling ved hendelser.
Flere kanaler
Fire måter å formidle HMS-informasjon på
Hvordan informasjonen best formidles avhenger av omfanget og av hvordan besøket gjennomføres. onVisit støtter alle fire – og de kan kombineres.
1 · Ved ankomst
På registreringsskjermen
Korte regelverk vises direkte i innsjekk. Den besøkende leser, krysser av og godkjenner før registreringen fullføres. Ulike tekster for ulike besøkstyper.
- Velger besøkstype
- Leser instruks
- Krysser av og godkjenner
- Innsjekk fullføres
2 · Med skjema
Spørsmål og svar fra den besøkende
Trenger dere svar fra den besøkende – allergier, verneutstyr, kurs – kan et skjema fra SurveyXact eller Google Forms vises direkte på skjermen og kobles til innsjekk.
- Skjema åpnes i innsjekk
- Besøkende svarer
- Kvittering sendes til onVisit
- Innsjekk fullføres
3 · På egen mobil
SMS-lenke etter innsjekk
Er regelverket omfattende eller en video, får den besøkende automatisk en SMS med lenke etter innsjekk. Det frigjør skjermen til neste gjest.
- Sjekker inn
- Får SMS med lenke
- Leser eller ser video på mobil
Kombiner gjerne med en infoskjerm i resepsjonen som viser HMS-informasjon eller video i loop.
4 · Før ankomst
I invitasjonen
Med onVisit Invite sendes HMS-informasjonen sammen med møtetid, adresse og QR-kode når verten inviterer fra Outlook. Besøkende kommer forberedt.
- Vert inviterer fra Outlook
- Besøkende får e-post med HMS-info og QR
- Skanner QR ved ankomst
HMS-informasjon rett på mobilen
Eksempel på melding den besøkende mottar etter innsjekk eller sammen med invitasjonen. Teksten redigerer dere selv i onVisit-portalen.
Kontraktører og innleide
Egen flyt for håndverkere og kontraktører
Med kontraktørmodulen registreres innleid personell og håndverkere med egne krav: fullstendig sikkerhetsinstruks, dokumentasjon og oversikt over hvem som er på området – adskilt fra vanlige gjester.
Besøk over lengre perioder håndteres med gjentatt inn- og utsjekk, slik at evakueringslisten alltid stemmer.
Identitet
Kombiner erklæringen med ID-sjekk via BankID
For sensitive områder kan HMS-erklæringen kombineres med digital legitimering: den besøkende skanner ID-kortet i BankID-appen ved innsjekk, og navnet verifiseres før erklæringen godkjennes. Da vet dere ikke bare at instruksen er bekreftet – men også av hvem.
Besøkende uten BankID viser legitimasjon manuelt. BankID-legitimering gjelder i dag norske brukere.
Godkjenning
Adgang først når verten har godkjent
Med autoriseringsmodulen settes besøket til «avventer godkjenning» etter innsjekk. Verten eller resepsjonen godkjenner eller avviser – enkeltvis eller for en hel gruppe – før den besøkende slippes videre. Kan slås på for drop-in, forhåndsregistrerte eller begge.
Lovkrav
Hva krever regelverket av dere?
Arbeidsmiljøloven § 3-1
Systematisk HMS-arbeid
Arbeidsgiver skal sørge for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. I praksis: dokumenterte rutiner for informasjon og evakuering – også for besøkende.
Internkontrollforskriften
Dokumenterte rutiner
Krav til dokumentasjon av ansvar, risikovurdering og oppfølging. En digital logg over hvem som har fått og bekreftet HMS-instruks er slik dokumentasjon.
Brannvern og evakuering
Vite hvem som er i bygget
Ved brann eller hendelse må brannvernleder kunne gjøre opprop. onVisit gir oppdatert evakueringsliste på mobil og SMS-varsling til alle innsjekkede.
Funksjonene støtter etterlevelse, men oppfyllelse av kravene må vurderes mot virksomhetens egen risiko, rutiner og regelverk.
Gevinstene
Hva dere oppnår
Alle får instruksen
Når HMS er et steg i innsjekk, er det ingen som slipper forbi plakaten.
Dokumentert
Bekreftelse med tidspunkt lagres på besøket og kan hentes frem ved tilsyn eller hendelse.
Riktig nivå
Korte regler for møtegjester, full instruks for håndverkere – uten manuell sortering.
Flerspråklig
Erklæringer på norsk, engelsk, svensk, dansk, tysk, polsk, spansk, fransk, russisk og nynorsk.
Mindre arbeid i resepsjonen
Ingen papirskjema, ingen perm. Lenker og skjema sendes automatisk.
Personvern ivaretatt
Dataminimering og automatisk sletting etter deres frister. Bruker dere Google Forms, er Google databehandler for skjemadataene.
Vanlige spørsmål
Ofte stilte spørsmål om HMS for besøkende
Hva er en HMS-erklæring for besøkende?
En HMS-erklæring er en kort sikkerhetsinstruks den besøkende leser og bekrefter før adgang – for eksempel krav til verneutstyr, ferdselsregler og rømningsveier. I onVisit vises den som et steg i innsjekk, og bekreftelsen lagres på besøket.
Kan vi ha ulike HMS-regler for gjester og håndverkere?
Ja. Erklæringer settes opp per besøkstype, per lokasjon og per firma. En møtegjest kan få tre korte punkter, mens en håndverker får full sikkerhetsinstruks og eventuelt et skjema.
Kan den besøkende svare på spørsmål, ikke bare bekrefte?
Ja. onVisit støtter skjema fra SurveyXact og Google Forms direkte i innsjekk. Spørsmålene kan være påkrevde, og kvitteringen sendes tilbake til onVisit slik at innsjekk først fullføres når skjemaet er levert.
Hva om HMS-instruksen er en video eller et langt dokument?
Da sendes den besøkende en SMS med lenke etter innsjekk, slik at den kan leses eller ses på egen mobil. Alternativt vises video i loop på en infoskjerm i resepsjonen, eller informasjonen sendes i invitasjonen med onVisit Invite.
Hvilke språk støttes?
HMS- og NDA-erklæringer kan settes opp på norsk bokmål, nynorsk, engelsk, svensk, dansk, tysk, polsk, spansk, fransk og russisk. Den besøkende velger språk ved innsjekk.
Hvordan fungerer evakueringslisten?
Alle som er sjekket inn og ikke sjekket ut står på listen. Brannvernleder og vakt henter den på mobil på møteplassen, og kan sende SMS-varsel til alle innsjekkede.
Kan HMS-erklæringen kombineres med ID-kontroll?
Ja. Ved innsjekk kan den besøkende legitimere seg digitalt med BankID (ID-kortet i BankID-appen) før erklæringen godkjennes, slik at bekreftelsen er knyttet til verifisert identitet. Besøkende uten BankID viser legitimasjon manuelt. I tillegg kan autoriseringsmodulen kreve at verten godkjenner besøket før adgang.
Er dette nok til å oppfylle arbeidsmiljøloven?
onVisit gir dokumentasjon og rutiner som støtter kravene i arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften. Om kravene er oppfylt, avhenger av virksomhetens egen risikovurdering og øvrige rutiner.
Hvordan bør HMS løses i deres resepsjon?
Kontakt en av våre eksperter, så finner vi en kombinasjon av skjerm, skjema, SMS og invitasjon som passer deres besøkstyper.
Les også