onVisit for kommuner · Servicetorg og innbyggermottak
Besøksløsning for kommunale servicetorg – uten kø.
onVisit er et besøkssystem for kommuner der innbyggeren booker tid på nett, får QR-kode og sjekker inn selv ved ankomst – mens saksbehandleren varsles automatisk. Samme løsning håndterer drop-in, møter, varelevering og lokasjoner uten resepsjon.
3 000+
virksomheter og kommuner bruker onVisit
30 000
besøkende registreres daglig
99 %
avtalt oppetid – med kompensasjon ved nedetid
15–35 000 kr
for en besøkskiosk dere eier selv
Kort forklart
Hva er en besøksløsning for servicetorget?
En besøksløsning for kommunale servicetorg kombinerer timebestilling på nett med selvbetjent besøksregistrering ved ankomst. Innbyggeren velger tjenesteområde og tidspunkt på kommunens nettside, avtalen legges automatisk i saksbehandlerens Outlook-kalender, og innbyggeren mottar bekreftelse med QR-kode. Ved ankomst skannes koden på onVisit-skjermen, og saksbehandleren får beskjed på SMS, e-post eller i Teams – uten bemannet resepsjon. Innbyggere uten avtale veiledes via knapper på skjermen til riktig avdeling.
Timebestilling
Microsoft Bookings og Outlook
Tjenesteområder, åpningstider, varighet og saksbehandlere defineres i Microsoft Bookings. Ledige tidspunkt hentes fra saksbehandlernes Outlook-kalendere – enkeltvis eller som gruppe.
Eierskap
Kommunen styrer oppsettet selv
Knapper, tjenester, tekster, farger og logo administreres av kommunen i onVisit-portalen, i tråd med kommunens grafiske profil.
Leverandør
Adaptive AS – del av Visma
onVisit er utviklet i Norge siden 2009 og driftes i Microsoft Azure innenfor EU, med ISO/IEC 27001-basert styringssystem og norsk support.
Referanser
Brukes av kommuner og fylkeskommuner over hele landet
onVisit er i daglig bruk på servicetorg, rådhus og publikumsmottak i offentlig sektor.
- Oslo kommune
- Lillestrøm kommune
- Arendal kommune
- Nærøysund kommune
- Troms fylkeskommune
Et utvalg av offentlige virksomheter som bruker onVisit. Ta kontakt for referansesamtale.
Én løsning – flere reiser
Fire typer besøkende, ett besøkssystem
Servicetorget møter ikke bare innbyggere med avtale. onVisit gir hver gruppe sin egen, enkle vei inn – uten at kommunen trenger flere systemer.
Innbygger med avtale
Booket tid på nett
Avtalen ligger allerede i saksbehandlerens kalender. Digitale møter kan avholdes i Teams.
- Velger tjeneste og tid på kommunens nettside
- Får bekreftelse med QR-kode på e-post/SMS
- Skanner QR-koden ved ankomst
- Saksbehandler varsles og henter innbyggeren
Innbygger uten avtale
Drop-in på servicetorget
Knappene speiler kommunens tjenesteområder og endres av kommunen selv.
- Velger tjenesteområde på skjermen
- Registrerer navn og mobilnummer
- Avdelingen varsles på SMS, e-post eller Teams
- Kan booke ledig tid på stedet hvis ønskelig
Øvrige besøkende
Møter, leverandører og varelevering
Samme skjerm dekker rådhusets øvrige gjester, håndverkere og bud.
- Inviteres fra Outlook med QR-kode – eller velger knapp på skjermen
- Varelevering og assistanse har egne valg
- Verten varsles automatisk
Uten registreringsskjerm
Lokasjoner uten resepsjon
Passer for mindre enheter, bibliotek, helsestasjoner og midlertidige lokasjoner.
- Skanner QR-plakat med egen mobil
- Registrerer seg i nettleseren – ingen app
- Verten varsles og innbyggeren står på evakueringslisten
Prosessen
Slik fungerer besøksregistrering på servicetorget
Fra booking til oppmøte i fem steg – uten bemanning i mottaket.
1
Innbygger booker
Velger tjenesteområde og tidspunkt på kommunens nettside. Avtalen legges i saksbehandlers Outlook.
2
Bekreftelse
E-post eller SMS med tidspunkt, adresse, praktisk informasjon og personlig QR-kode.
3
Innsjekk
Innbyggeren skanner QR-koden på onVisit-skjermen – eller registrerer seg som drop-in.
4
Varsling
Saksbehandler eller avdeling varsles umiddelbart på SMS, e-post eller i en Teams-kanal.
5
Oversikt
Besøket logges. Ansatte ser besøksoversikt, historikk og evakueringsliste i nettleseren.
Slik ser det ut
Booking, registrering og oversikt
Timebestilling på nett
Innbyggeren velger tjenesteområde og tidspunkt. Tjenester, varighet og åpningstider styres i Microsoft Bookings.
Registreringsskjerm med kommunens profil
Knapper for tjenesteområder, varelevering og assistanse. Farger, bakgrunn og logo følger kommunens grafiske profil.
Besøksoversikt for ansatte
Alltid oppdatert oversikt, rapporter med historikk og evakueringsliste – tilgjengelig i nettleser for de som trenger det.
Råd fra oss
Tre ting kommunen bør kreve av et besøkssystem
Erfaringer fra kommuner og offentlige virksomheter som har byttet eller anskaffet besøksløsning.
1 · Fleksibilitet
Kommunen har full kontroll
Med onVisit legger kommunen selv til, endrer eller fjerner knapper og tjenester direkte i webadministrasjonen – booking, varelevering, barnehagesøknad eller andre innbyggertjenester – uten å være avhengig av leverandøren.
Adaptive bistår gjerne med workshops og anbefalinger basert på beste praksis.
2 · Totaløkonomi
Kjøp fremfor leasing
En besøkskiosk koster typisk 15 000–35 000 kroner i innkjøp, avhengig av modell og utstyr. Vi anbefaler normalt å eie utstyret fremfor leasingavtaler over 3–5 år: bedre kostnadskontroll, ingen finansieringskostnader, og kommunen eier utstyret selv.
3 · Forutsigbarhet
Oppetid med forpliktelser
Hva skjer hvis besøksregistreringen svikter etter ett års drift? onVisit leveres med avtalt oppetid på 99 % og økonomisk kompensasjon ved kvalifiserende nedetid, i henhold til avtalen. Historisk tilgjengelighet siste år er 99,99 %*.
*Oppgitt historisk tilgjengelighet – ikke en garanti for fremtidig oppetid. Avtalt oppetid og kompensasjon reguleres i avtalen.
Implementering, support og opplæring
Enkelt å komme i gang – og trygt å drifte
Én ansvarlig leverandør fra demo til drift.
1
Demo og behovsgjennomgang
Vi går gjennom servicetorgets tjenester, lokaler og besøksflyt sammen med dere.
2
Velg utstyrspakke
Gulvstativ, bordkonsoll eller veggfeste – universelt utformet og tilpasset lokalet.
3
Ferdig klargjort utstyr
Skjerm, skanner og skriver konfigureres og testes før levering.
4
Koble til strøm og internett
Plug & play: ingen lokal server, ingen installasjon av programvare.
5
Opplæring og oppstart
Opplæring av servicetorg og saksbehandlere. Dedikert prosjektleder følger opp ved innføring.
Support
Norsk, lokal support
Kundestøtte og veiledning fra Adaptive i Sandvika, på norsk og i norsk arbeidstid. Kunnskapsbase med brukerveiledninger på support.adaptive.no.
Drift
Driftet av Visma
ISO/IEC 27001-basert styringssystem, drift i Microsoft Azure innenfor EU og 24/7 overvåkning fra Visma Security Center.
Opplæring
Workshops og beste praksis
Vi hjelper kommunen med oppsett av tjenesteområder, knapper og rutiner – og med videre utvikling etter hvert som behovene endrer seg.
Gevinstene
Hva kommunen og innbyggerne oppnår
Effektivitet
Saksbehandlere og innbyggere slipper manuell registrering og koordinering.
Lavere driftskostnader
Automatisert registrering og varsling reduserer behovet for fast bemanning i mottaket.
Tilgjengelighet
Innbyggerne booker når det passer dem – døgnet rundt, fra mobil eller PC.
Universell utforming
Skjermer i gulvstativ eller bordkonsoll med universell utforming, og registrering via egen mobil for de som foretrekker det.
Personvern og GDPR
Dataminimering, definerte slettefrister og lagring i EU. Besøksdata håndteres i tråd med GDPR.
Beredskap og HMS
Alltid oppdatert evakueringsliste og SMS-varsling til ansatte og gjester.
Utstyr tilpasset servicetorget
Premium gulvstativ med alt-i-ett-skjerm, universelt utformet. Alternativt bordkonsoll eller veggfeste. Skriver for besøkslapp og QR-skanner etter behov.
Tilleggstjenester etter behov
Rutetider, taxibestilling, gjestenett, gruppevarsling på SMS, kontraktørmodul og QR-plakat for registrering uten utstyr.
Vanlige spørsmål
Ofte stilte spørsmål om besøksløsning for kommuner
Hva koster en besøksløsning for servicetorget?
En besøkskiosk koster typisk 15 000–35 000 kroner i innkjøp, avhengig av modell og utstyr. I tillegg kommer en månedlig lisens for onVisit. Vi anbefaler å kjøpe utstyret fremfor å lease det over 3–5 år.
Hvordan booker innbyggerne time?
Innbyggeren velger tjenesteområde og tidspunkt på kommunens nettside. Tjenestene defineres i Microsoft Bookings, og ledige tidspunkt hentes fra saksbehandlernes Outlook-kalendere. Bekreftelse med QR-kode sendes på e-post eller SMS.
Hva skjer med innbyggere som kommer uten avtale?
De velger tjenesteområde på onVisit-skjermen og registrerer seg med navn og mobilnummer. Riktig avdeling varsles på SMS, e-post eller i Teams, og innbyggeren får beskjed når noen er ledig.
Kan kommunen endre knapper og tjenester selv?
Ja. Kommunen legger til, endrer og fjerner knapper og tjenester direkte i onVisit-portalen, uten å kontakte leverandøren. Adaptive bistår med workshops og anbefalinger ved behov.
Hvilken oppetid kan kommunen forvente?
onVisit leveres med avtalt oppetid på 99 % og økonomisk kompensasjon ved kvalifiserende nedetid, i henhold til avtalen. Historisk tilgjengelighet siste år er 99,99 %.
Hvordan ivaretas personvern og GDPR?
onVisit lagrer kun nødvendige opplysninger, sletter automatisk etter kommunens definerte frister og lagrer data i Microsoft Azure innenfor EU. Databehandleravtale følger med.
Hvilke kommuner bruker onVisit?
onVisit brukes blant annet av Oslo kommune, Lillestrøm kommune, Arendal kommune, Nærøysund kommune og Troms fylkeskommune, i tillegg til over 3 000 private virksomheter.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
Utstyret leveres ferdig konfigurert og kobles til strøm og internett. Etter demo, valg av utstyr og opplæring er servicetorget normalt i drift i løpet av få uker.
Vil dere se hvordan det fungerer for deres servicetorg?
Book en demo, så går vi gjennom tjenesteområder, utstyr og oppstart sammen med dere.
Les også