Noen ganger er det behov for å håndtere mange gjester på en gang. Uten en god plan og fornuftige rutiner kan gjestegrupper skape kaos, rot, ventetid og frustrasjon. Her er tipsene som sørger for at seminaret, møtet eller arrangementet kommer i gang på en smidig, effektiv og sikker måte.

Det hele starter med å få en oversikt over deltakerne, og å samle denne informasjonen på ett sted. Vet du allerede hvem som skal være med? Samle informasjon om gjestegruppen i et Excel-ark, gjerne i Excel-malen du finner i onVisit. Gjestedata burde inkludere navn, mobilnummer/e-post, firmanavn (hvis aktuelt), tidspunkt for besøket og eventuelle kommentarer (f.eks. allergier eller andre hensyn). Er det ikke klart hvem som skal delta? Send ut et enkelt skjema for påmelding. Dette reduserer arbeidsmengden, og sørger for at det automatisk genereres en samlet oversikt over deltakerne. Google Forms og Microsoft Forms er gode verktøy til dette.

Når deltakerlisten er klar, er neste steg å overføre dataene inn i besøkssystemet. Dette gjøres helt enkelt med Excel-arket du nå har tilgjengelig. Denne videoen viser hvordan det gjøres, trinn-for-trinn. Nå er største delen av jobben allerede gjort, og resten handler om å gi de besøkende en mest mulig smidig og effektiv opplevelse. De neste trinnene sørger for at lobbyen aldri mer blir fylt med usikkerhet, frustrasjon og unødig tidsbruk.

Påmeldingsskjema

Eksempel på påmeldingsskjema

Slik sikrer du flyt

Informasjon er et viktig nøkkelord for en vellykket håndtering av gjestegrupper. onVisit har innebygde funksjoner som gjør det enkelt å holde gjestene oppdatert. Start med å sende gjestene en invitasjon. Ett enkelt tastetrykk i onVisit sørger for at gjestene mottar SMS eller e-post med den viktigste informasjonen; dato og klokkeslett for oppmøte, adresse, veibeskrivelse, parkeringsinformasjon og beskrivelse av hva de skal foreta seg ved oppmøte. Sistnevnte er en kritisk del av prosessen. Når gjestene møter opp i resepsjonen har de allerede mottatt en QR-kode, og beskjed om hvordan de bruker denne til å sjekke inn. Det er slutt på tiden da man måtte lete gjennom en stor bunke med navnelapper, eller henvende seg til en overarbeidet resepsjonist. Gjesten skanner enkelt QR-koden fra sin mobil. I løpet av to sekunder har besøkslappen blitt skrevet ut - og gjesten er registrert som ankommet. Hele innsjekkingsprosessen er ferdig i løpet av få sekunder!

Noen ganger dukker det opp situasjoner som gjør det nødvendig å spre informasjon på en enkel og rask måte. Dette kan være både før, under og etter besøket. Kanskje er møtetidspunkt eller program endret, eller kanskje det bare skal informeres om lunsj. Med onVisit sin smarte gruppehåndtering kan det sendes ut tilpasset informasjon - enten til hele gruppen på én gang, eller til enkeltpersoner. Også her er hele prosessen gjort på få sekunder. Tid- og ressursbruk i forbindelse med møter og seminarer et plutselig kuttet ned til et absolutt minimum.

Tips! Send ut tilgang til WiFi gjestenett på forhånd for enda bedre forberedte deltakere. Dette kan sendes til alle gjester, eller bare de med behov. Fungerer også med dynamisk gjestenett!

Med smarte løsninger og gode systemer kan du gjøre mottak av store gjestegrupper til en smidig og imponerende prosess. Dette gagner alle - firmaets ressursbruk reduseres dramatisk, gjestenes behov ivaretas bedre enn noen gang, og firmaet framstår som en ryddig og profesjonell arrangør.

Vil du vite mer?

Kontakt oss på 99563636

Les også

TRENGER DU HJELP MED Å KOMME I GANG?

Ta en prat eller digital kaffe med oss!