3 steg for å lykkes med delt resepsjon
Mange kontorbygg har flere leietakere som deler én felles resepsjon. Her er våre beste tips for å lykkes med et slikt oppsett.
Felles løsning
Alle leietakerne burde benytte én felles løsning for å unngå forvirring og usikkerhet blant besøkende
Kontaktinformasjon
Selv i ubetjente resepsjoner burde det være enkelt å komme i kontakt med hver enkelt leietaker
Nødvendig informasjon
Besøkende burde aldri usikre på hva som skjer eller hva de skal gjøre. Sørg for å skape en trygg og enkel prosess
Felles løsning
Dersom alle leietakerne har hver sin løsning for mottak av besøk og varer i resepsjonen så blir det fort kaotisk og uoversiktlig for besøkende i en delt resepsjon. Sørg derfor for at eksterne henvendelser håndteres med ett felles system. Et moderne besøkssystem er godt egnet til dette formålet, og kan håndtere alt fra besøkende, vareleveranser, taxi-bestillinger og andre henvendelser. Besøkende velger enkelt hvilket firma de skal besøke, og søker opp sin besøksmottaker blant de aktuelle ansatte. Mottaker varsles automatisk om besøket på SMS eller e-post, og kan ta imot sin gjest. Vi anbefaler at den ansatte møter sin gjest i resepsjonen, og følger vedkommende inn i lokalet. Dette er både en høflig og profesjonell tilnærming, som samtidig ivaretar sikkerheten på en god måte.
Kontaktinformasjon
Noen ganger dukker det opp besøkende som ikke har et planlagt besøk, men som ønsker å komme i kontakt med en leietaker. Dette kan være noen som vil levere en jobbsøknad, komme i kontakt med bedriften, eller har andre typer generelle henvendelser. I en felles resepsjon uten direkte tilgang til leietakerne kan dette være utfordrende, og det er derfor viktig å gjøre kontaktinformasjon lett tilgjengelig. Vår anbefaling er at det legges inn en dedikert knapp for dette på forsiden av besøkssystemet. På bildet under er det illustrert hvordan man kan dele opp med ulike knapper avhengig av hva henvendelsen gjelder. Når noen trykker på knappen "Kontakt en bedrift" kan man vise en side med oversikt over de ulike bedriftene, samt mobilnummer og e-postadresser for å få kontakt med dem.
Eksempel på utforming av besøksskjermen i en delt resepsjon. Knappen "Kontakt en bedrift" gjør det enkelt å komme i dialog med en leietaker.
Nødvendig informasjon
For å sikre en god flyt i resepsjonen, uten unødig forvirring og usikkerhet, er det viktig å gi de besøkende den informasjonen de trenger til en hver tid. Dette starter med å sette registreringsterminalen på et sted den er godt synlig, og hvor det er naturlig å henvende seg. Eksempler på dette kan være på en resepsjonsdisk, på et veggfeste eller på et gulvstativ. Videre anbefaler vi å sende ut en automatisk velkomstmelding til besøkende som har sjekket inn. Her kan man ønske den besøkende velkommen, og gi spesifikk informasjon avhengig av hvilken leietaker som skal besøkes. Dette burde alltid inkludere informasjon om hva den besøkende skal foreta seg videre, enten det er å møte opp i en bestemt etasje eller vente på bli hentet. I tillegg er dette en god anledning til å gi gjesten tilgang til WiFi, slik at påkobling kan gjøres i forkant av møter.
Eksempel på velkomstmelding med nyttig informasjon som kan sendes til besøkende
Felles møterom?
Dersom møterom deles mellom leietakere er det viktig med ett felles bookingsystem. Mange tradisjonelle møteromsbookinger er integrert med Office 365/Exchange, hvilket gjør det vanskelig å dele på tvers av organisasjoner. En skybasert felles plattform er løsningen. LoopBooking er spesialutviklet for akkurat dette formålet, og gjør at alle leietakere enkelt kan booke eller forespørre møterom gjennom en web-portal. Det som gjør løsningen enda smidigere er at den er integrert med onVisit, slik at deltakere som inviteres til møtet også mottar en besøksinvitasjon automatisk. Ved oppmøte i resepsjonen sjekker de enkelt inn med en tilsendt QR-kode. Videre kan status og kalendere for møterom vises på infoskjermer, og paneler kan henges opp utenfor møterom som muliggjør direkte booking.